Checkliste Selbstmanagement
1. Setze ich die richtigen Prioritäten? Unbewusst erledigen wir häufig zuerst…
- … was uns gefällt.
- … Kurzes vor Langem.
- … Leichtes vor Schwerem.
- … was wir können, vor dem, was für uns neu ist.
- … Dringendes vor Wichtigem.
- … was Andere uns auferlegt haben, vor dem, was wir wollen.
2. Was sind meine Aufgaben? Starten Sie stattdessen mit einer Vorbereitung und Analyse
- Erstellen Sie eine Liste ihrer Aufgaben, die Sie permanent pflegen.
- Größere Aufgaben (z.B. Projekte) werden in Pakete aufgeteilt.
- Versehen Sie diese Aufgaben mit Prioritäten (A, B, C, D)
- A = Wichtig und dringend
- B = Wichtig aber nicht dringend
- C = Dringend aber nicht wichtig
- D = weder wichtig noch dringend (Papierkorb, daher keine Aufgabe)
- Versehen Sie diese Aufgaben / Themen mit Erledigungs-Terminen.
- Welche Aufgaben kann ich delegieren? Wer kann mich ggf. entlasten?
- Analysieren Sie:
- Wer sind meine Zeitdiebe?
- Welche Störfaktoren gibt es?
3. Passen meine organisatorischen Rahmenbedingungen? Strukturieren Sie Ihr Arbeitsumfeld
- Wichtigste Voraussetzung: Räumen Sie Ihr Büro einmal gründlich auf und trennen Sie sich vom Ballast der letzten Jahre.
- Für jede Aufgabe wird eine (elektronische) Ablagemappe angelegt.
- Für größere Aufgaben oder Projekte wird ein Sammelordner angelegt, der entsprechend strukturiert wird.
- Alle wichtigen Unterlagen und Dokumente werden abends vor Verlassen des Büros abgelegt, der Rest nicht gestapelt, sondern vernichtet!
- Sorgen Sie für eine ungestörte Atmosphäre bei den Nicht-Routinearbeiten (Tür zu, Telefon auf das Sekretariat umstellen, Kollegen informieren etc.).
4. Wie bewerte ich die Qualität meiner Planung? Führen Sie einen Soll-Ist-Abgleich durch
- Am Ende jeden Tages prüfen Sie inwieweit Sie Ihre Aufgaben erledigt haben.
- Sie dürfen stolz sein, wenn Ihre Planung und Aufgabenerledigung geklappt hat!
- Analysieren Sie die Abweichungen und deren Ursachen, wenn Sie die Aufgaben gemäß Ihrer Planung nicht erledigen konnten!
- Lernen Sie aus Planungsfehlern (zu wenig Zeit eingeplant, zu viele Termine, unstrukturierte Ablage, Zeitdiebe zugelassen, etc.) für ihre zukünftige Planung.
- Offene, nicht erledigte Aufgaben werden in die Planung der nächsten Tage je nach Priorität eingebaut!
- Informieren Sie Ihren Vorgesetzten rechtzeitig, wenn Sie trotz guter Planung und strukturierter Abarbeitung der Aufgaben kein „Land“ mehr sehen!
- und… man muss auch mal nein sagen können…