Checkliste Selbstmanagement

1. Setze ich die richtigen Prioritäten? Unbewusst erledigen wir häufig zuerst…

  • … was uns gefällt.
  • … Kurzes vor Langem.
  • … Leichtes vor Schwerem.
  • … was wir können, vor dem, was für uns neu ist.
  • … Dringendes vor Wichtigem.
  • … was Andere uns auferlegt haben, vor dem, was wir wollen.

2. Was sind meine Aufgaben? Starten Sie stattdessen mit einer Vorbereitung und Analyse

  • Erstellen Sie eine Liste ihrer Aufgaben, die Sie permanent pflegen.
  • Größere Aufgaben (z.B. Projekte) werden in Pakete aufgeteilt.
  • Versehen Sie diese Aufgaben mit Prioritäten (A, B, C, D)
    • A = Wichtig und dringend
    • B = Wichtig aber nicht dringend
    • C = Dringend aber nicht wichtig
    • D = weder wichtig noch dringend (Papierkorb, daher keine Aufgabe)
  • Versehen Sie diese Aufgaben / Themen mit Erledigungs-Terminen.
  • Welche Aufgaben kann ich delegieren? Wer kann mich ggf. entlasten?
  • Analysieren Sie:
    • Wer sind meine Zeitdiebe?
    • Welche Störfaktoren gibt es?

3. Passen meine organisatorischen Rahmenbedingungen? Strukturieren Sie Ihr Arbeitsumfeld

  • Wichtigste Voraussetzung: Räumen Sie Ihr Büro einmal gründlich auf und trennen Sie sich vom Ballast der letzten Jahre.
  • Für jede Aufgabe wird eine (elektronische) Ablagemappe angelegt.
  • Für größere Aufgaben oder Projekte wird ein Sammelordner angelegt, der entsprechend strukturiert wird.
  • Alle wichtigen Unterlagen und Dokumente werden abends vor Verlassen des Büros abgelegt, der Rest nicht gestapelt, sondern vernichtet!
  • Sorgen Sie für eine ungestörte Atmosphäre bei den Nicht-Routinearbeiten (Tür zu, Telefon auf das Sekretariat umstellen, Kollegen informieren etc.).

4. Wie bewerte ich die Qualität meiner Planung? Führen Sie einen Soll-Ist-Abgleich durch

  • Am Ende jeden Tages prüfen Sie inwieweit Sie Ihre Aufgaben erledigt haben.
  • Sie dürfen stolz sein, wenn Ihre Planung und Aufgabenerledigung geklappt hat!
  • Analysieren Sie die Abweichungen und deren Ursachen, wenn Sie die Aufgaben gemäß Ihrer Planung nicht erledigen konnten!
  • Lernen Sie aus Planungsfehlern (zu wenig Zeit eingeplant, zu viele Termine, unstrukturierte Ablage, Zeitdiebe zugelassen, etc.) für ihre zukünftige Planung.
  • Offene, nicht erledigte Aufgaben werden in die Planung der nächsten Tage je nach Priorität eingebaut!
  • Informieren Sie Ihren Vorgesetzten rechtzeitig, wenn Sie trotz guter Planung und strukturierter Abarbeitung der Aufgaben kein „Land“ mehr sehen!
  • und… man muss auch mal nein sagen können…